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暑気払いについて案内メールの文例や例文!社内や取引先への書き方と具体例を解説

投稿日:

 

もうすぐ梅雨が終わり、暑気払いの時期がやってきますね!

早速、案内メールを書き始めたものの、どのような内容にすればいいのか悩んでいる方へ

社内向け、社外向け、取引先向けの暑気払い案内メールの作成方法や具体的な例文について

ご紹介したいと思います。

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暑気払い案内メールの作成方法

 

暑気払いの案内メールを作成する際のポイントについてお伝えします。社内向けと社外・取引先向けに分けて説明します。

暑気払いの意義

職場では様々な飲み会が開催されますが、暑気払いもその一環です。案内をする際に、その目的を理解しておくことが大切です。

暑気払いとは

暑い夏に冷たい飲み物や食べ物を摂り、体の熱を取り除くことを指します。一般的に、会社で行う暑気払いは、冷たい飲み物や食べ物を楽しみながら、暑さを乗り切るための活力を養う飲み会です。

 

社内向けの案内メール

まず、社内向けの暑気払い案内メールの書き方を紹介します。メールに含める項目は以下の通りです。

 

社内向け暑気払い案内メールの項目

件名
時候の挨拶(任意)
会の趣旨
参加の呼びかけ
日時
場所
会費
出欠確認
連絡先

件名は、内容がとにかく一目でわかるようにし、迷惑メールと間違われないようにしましょう。
出欠確認については、メールで返信できるようにし、幹事の名前や返信期限を明記するのが望ましいです。

 

暑気払い案内メールの社外・取引先向けの場合

次に、社外や取引先向けの案内について説明します。メールに含める項目は以下の通りです。

 

社外向け暑気払い案内メールの項目

件名
時候の挨拶(任意)
会の趣旨
参加の呼びかけ
日時
場所
会費(場合による)
出欠確認
連絡先

社内向けとほぼ同じ内容ですが、参加費は関係性によって異なります。
取引先の場合、主催会社が全額負担することもあれば、
グループ会社間で各自負担することもあります。事前に決めておきましょう。

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暑気払い案内メールの例文・文例

 

次に、暑気払い案内メールの文例を紹介します。社内向けと社外・取引先向けに分けて例示します。

社内向けの場合

件名

暑気払い開催のお知らせ【総務部 斉藤】

 

本文

皆様、日々の業務お疲れ様です。総務部の斉藤です。

梅雨が明け、本格的な夏がやってきますね。そこで、恒例の暑気払いを開催したいと思います。

社内の親睦を深め、英気を養って暑い夏を乗り切りましょう!ぜひご参加ください。

日時:○月○日(金)19時スタート

場所:居酒屋〇〇

豊島区東池袋1-2

(最寄駅:JR池袋駅または西武池袋線池袋駅)

TEL:03-0000-0000

会費:4,000円(当日集金します)

幹事:総務部 斉藤

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxxxx@xx.co.jp

※出欠は今週金曜日までに斉藤までご連絡ください。

社外・取引先向けの案内文

件名

暑気払いのご案内【株式会社〇〇 斉藤】

本文

お世話になっております。株式会社〇〇の斉藤です。

梅雨も明け、いよいよ夏本番となります。今年も厳しい暑さを乗り切るために、暑気払いを企画いたしました。

皆様との親睦を深め、楽しいひとときを過ごせれば幸いです。お忙しい中とは存じますが、ぜひご参加ください。

日時:○月○日(金)19時スタート

場所:ビアフォール〇〇

台東区上野〇〇-〇〇

(最寄駅:JR上野駅または東京メトロ日比谷線上野駅)

TEL:03-0000-0000

幹事:営業部 斉藤・吉田

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxxxx@xx.co.jp

※出欠は今週金曜日までに株式会社〇〇営業部の斉藤または吉田までご連絡いただけますようお願い申し上げます。

まとめ

暑気払いは、皆で夏を元気に乗り切るための楽しい飲み会です。参加して、夏バテを防ぎましょう。

案内文で重要なのは、会場の場所の明記です。
分かりにくい場合は、地図や店舗の電話番号、ホームページのリンクも添えておくと良いでしょう。

当日は、幹事の携帯番号を共有しておくと、緊急時にも安心です。

 

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